MENGUKUR OUTPUT DARI KARYAWAN KANTOR

MENGUKUR OUTPUT DARI KARYAWAN KANTOR

Suatu informasi dikumpulkan melaui proses pengukuran kerja yang digunakan untuk menentukan standar kerja, menetapkan jumlah yang diharapkan dari output di dalam suatu sejumlah waktu yang diberi.

1. SIFAT DARI PENGUKURAN KERJA
Meski standar dapat dikembangkan untuk mengukur efektivitas dari kebanyakan aktivitas kantor, mangembangkan standar untk bukan aktivitas yang terukur bukanlah sesuatu yang mungkin.

Sasaran dari Pengukuran Kerja
Pengukuran kerja bermanfaat khususnya dalam membandingkan seberapa besar output yang dihasilkan karyawan terhadap tingka produksi yang diharapkan.
Kegunaan pengukuran kerja lainnya ialah untuk membantu dalam perencanaan dan penjadwalan pekerjaan. Dengan menggunakan standar pekerjaan, memudahkan manajer administatif kantor untuk menentukan jam kerja yang efisien dalam menyelesaikan suatu tugas atau pekerjaan. Standar ini dapat juga digunakan untuk menentukan karyawan mana yang mampu menyelesaikan suatu proyek dengan tepat waktu. Pengukuran kerja merupakan dasar untuk menentukan apakah diperlukan karyawan tambahan untuk penyelesaian proyek secara tepat waktu.
Sasaran lain dalam pengukuran kinerja ialah untuk membantu dalam menentukan metode dan proses pekerjaan yang efisien. Adapun cara untuk menentukannya ialah dengan menilai karyawan mana yang memiliki produktivitas tinggi dan produktivitas rendah, sehingga memudahkan dalam membandingkan karyawan berdasarkan tingkatan output sesuai standar yang diharapkan. Jika karyawan memiliki produksi yang rendah daripada harapan, maka pengukuran ini diharapkan dapat membantu perusahaan untuk mengetahui apa penyebab dari produktivitas karyawan yang rendah. Jika penyebabnya berpengaruh terhadap efisiensi karyawan, maka dibutuhkan suatu penyelidikan atas program pelatihan karyawan.
Sebagai tambahan, pengukuran kerja dapat membantu dalam menentukan biaya operasional kantor.
Keuntungan
Program pengukuran kerja, memiliki beberapa hasil yang menguntungkan. Pengukuran kerja membantu dalam menentukan berapa banyaknya karyawan yang pantas bekerja dalam suatu unit seefisiensi mungkin. Pada akhirnya, hasil dari pengukuran kerja akan dapat membantu jalannya proses pekerjaan.

Keuntungan
Program pengukuran kerja mengakibatkan beberapa keuntungan penting. Efisiensi lebih besar dalm perencann adalah mungkin dan pekerjaan tertunda dapat dihindari dengan penggunaan hasil pengukuran kerja dalam penjadwalan pekerjaan.

Karakteristik Pengukuran Aktivitas Kantor
Pengukuran aktivitas kantor memerlukan tugas yang perlu diperhitungkan. Untuk menentukan hasil akurat, tugas kantor harus dapat dihitung secara konsisten sari satu pengukuran ke yang lainnya sebab fluktuasi dapat siap menghancurkan kembali kemampuan hasil pengukuran.

2. PROGRAM PENGUKURAN KERJA
Instalasi pengukuran kerja melibatkan perencanaan yang pantas dipertimbangkan dari sesuatu melaui penyelidikan berbagi alternatif. Di bawah ini adalah tahap demi tahap untuk menerapkan suatu pengukuran kerja:

1. Buat pendahuluan. rencana. Sasaran hasil dari program itu harus diuraikan, teknik-teknik pengukuran kerja harus dipilih, dan jadwal untuk menerapkan program itu harus ditentukan.
2. Menyewa karyawan. Tugas-tugas dan tanggung-jawab dari setiap individu yang bertanggung jawab atas program itu harus ditentukan sebelum pemilihan diadakan.
3. Penerimaan keuntungan dari dan pendukungan program. Setiap individu yang melibatkan diri dengan menginstall dan mengoperasi program itu harus digunakan secara ekstensif di dalam memperoleh penerimaan keuntungan dari dan pendukungan program.

4. Kumpulkan data penting.
5. Meneliti data yang telah dikumpulkan dan mengembangkan standar. Begitu data yang penting telah dikumpulkan, mereka harus meneliti, dan standar harus dikembangkan sebagaimana mestinya.
6. Melatih supervisor dan para manajer.
7. Instruksikan karyawan.
8. Tindak lanjut

3. TEKNIK-TEKNIK PENGUKURAN KERJA

Ketika memilih satu teknik yang sesuai untuk digunakan, ukuran-ukuran yang berikut harus dipertimbangkan adalah:

1. Penggunaan yang diharapkan dari standar
2. Derajat kesaksamaan dari standar
3. Biaya organisasi itu dapat mengembangkan standar
4. Sifat alami bekerja untuk standar yang diinginkan
5. Setiap individu memahami unsur-unsur dari pengukuran kerja dan standar kerja


Catatan Produksi
Seperti teknik pengukuran kerja, penggunaan catatan produksi terbilang sederhan dan cepat. Dalam mengakumulasi catatan produksi dari seluruh pekerja, penjumlahan dibuat berdasarkan total unit yang mereka produksi dari total waktu yang diperlukan untuk memproduksi unit-unit tertentu.

Pengambilan Sampel
Penggunaan dasar statistik, dalam teknik pengambilan sampel pekerjaan yang menggunakan pengamatan secara acak untuk menentukan banyaknya waktu yang dihabiskan oleh setiap elemen dalm setiap prosedur kantor.




Keuntungan dan Kerugian Pengambilan Sampel dalam Kegiatan Kerja
Keuntungan:
1. hasilnya memiliki tingkat kebenaran (akurasi) tinggi,
2. tekniknya tidak membutuhkan jasa analis yang dilatih keras
3. tekniknya sesuai dengan biaya perbaikan
4. hasilnya dapat terkumpul lebih cepat
5. sampel pekerjaan sangat baik digunakan dalam jangka waktu pekerjaan yang lama
Adapun beberapa kerugian dari teknik work sampling ini ialah:
1. beberapa karyawan memiliki kecenderungan untuk menunjukan perbedaan ketika mereka tahu bahwa mereka sedang diamati
2. prosedur yang menggunakan penomoran menit tidak cocok dengan work sampling
3. untuk menetapkan standar, rekaman produksi harus menentukan setiap unit output. Rekaman output tidak selalu siap untuk diakses
4. penggunaan dari penarikan work sampling cukup rumit sehingga analisis pelatihan dibutuhkan
5. berbagai macam elemen dari proses tersebut adalah sesuatu hal yang sulit untuk di mengerti oleh karyawan. Sehingga hasilnya karyawan tdak mendukung program tersebut sepenuhnya.

Menentukan Jumlah Sampel
Menentukan jumlah sampel yang cocok untuk sampel teknik kerja yang berhasil. Cocokmya jumlah tersebut tergantung pada hal berikut:
1. Sebagian waktu aktivitas lebih kecil dari total proses kerja
2. Dibutuhkan toleransi
3. Reabilitas dari hasil toleransi

Waktu Belajar
Untuk memperbaharui teknik belajar ini semua hal yang hanya menghabiskan waktu harus dieliminasi sebelum proses pekerjaan dianalisis.Teknik waktu belajar meliputi 3 elemen:


1. Memecahkan pekerjaan ke elemen dasar
2. Simpan dalam waktu belajar jumlah konsumsi dari tiap elemen waktu belajar. Langkah ini diulang beberapa putaran dalam proses kerja.
3. Tentukan standar dasar yang tepat dalm penggunaan waktu oleh setiap elemen dalam proses pekerjaan

Micromotion Study
Dari banyaknya teknis pengukuran kerja, micromotion study adalah satu-satunya teknik yang menggunakan rekaman visual (termasuk film dan video tape) dari proses kerja yang dianalisa. Kalkulasi perhitungannya dengan 2 cara, yaitu:

1. Melipatgandakan jumlah gambar dari setiap elemen berdasarkan kecepatan dari film dan berapa waktu yang dibutuhkan oleh setiap elemen.
2. Dengan menggunakan stopwatch untuk mengukur waktu yang dihabiskan setiap elemen dari proses kerja.

Predetermined Standard Time Data
Ketika dilakukannya pendeterminasian waktu standar, analisis yang digunakan ada bebrap tahap, yaitu:
1. Proses pekerjaan dibagi menjadi beberapa elemen menit
2. Setiap elemen dianalisis dalm kegiatan yang dilakukan
3. Untuk membagikan standarnya, setiap kegiatan dalam proses pekerjaan dibagi oleh standar waktu yang telah ditetapkan.
4. Standar untuk seluruh proses ditemukan dengan penambahan waktu standar setiap kegiatan masing-masing.

4. LEVEL KINERJA
Karena sebagian besar teknik pengukuran kerja mencakup data secara berkala yang menunjukan proses kerja, maka teknik itu tidak mempertimbangkan perbedaan individual antara pekerja, efek dari kelelahan yang dialami, interupsi, coffee breaks, istirahat dan seterusnya. Untuk membuat standar yang sesuai, maka hal-hal tersebut haruslah dijadikan sebuah pertimbangan.


Penggunaan analisis pelatihan untuk pengukuran level presetasi kerja sangat menguntungkan

5. STANDAR KERJA
Tujuan utama dari pengukuran kerja ialah untuk mengunpulkan data untuk digunakan dalam mengatur standar-standar pekerjaan ketatausahaan. Standar kerja seharusnya tidak ditetapkan pada tingkatan yang paling efisien, karyawan produktif dapat tercapai.

Keuntungan-keuntungan standar kerja
Pemakaian standar kerja memberikan beberapa manfaat, diantaranya:
1. Membantu meningkatkan efisiensi dengan yag mana karyawan dapat melaksanakan pekerjaan mereka
2. Mereka membantu menginformasikan karyawan dari tingkat produksi mereka yang diharapkan
3. Mereka membantu manager didalam membuat keputusan-keputusan personil
4. Karena karyawan menyadari prosedur-prosedur untuk melaksanakan pekerjaan mereka, lebih sedikit pengawasan diperlukan dan kendali lebih besar diatas proses pekerjaan yang tepat.
5. Mereka menyediakan dasar untuk system upah dorongan
6. Mereka membantu memperbaiki moral karyawan dengan membuat karyawan dengan membuat karyawan sadar akan apa yang diharapkan mereka.

sumber: Quible, Zane.2001.Administrative Office Management.Prentice Hall:New Jersey