Manajemen Kantor II Dian 3 ABC

MANAJEMEN KANTOR

1. Pengertian Manajemen Kantor

Agar suatu pekerjaan kantor dapat berjalan dengan baik, dibutuhkan suatu sistem yang dapat membantu kelancaran kegiatan kantor tersebut. Sistem tersebut dinamakan manajemen kantor. Untuk pembahasan yang lebih rinci ada baiknya kita mengetahui terlebih dahulu pengertian masing-masing dari manajemen dan kantor itu sendiri.
Manajemen diartikan sebagai proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan atas penggunaan semua sumber daya organisasi yang tersedia untuk mencapai tujuan suatu perusahaan/organisasi. Sedangkan kantor dapat diartikan sebagai tempat orang-orang melakukan kegiatan/aktivitas yang berhubungan dengan pelayanan berbagai keterangan pada yang membutuhkanya.
Ada berbagai definisi atau batasan yang diberikan oleh para ahli tentang manajemen kantor, diantaranya:
1. Manajemen perkantoran adalah pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yanh khusus dengan cara yang sehemat-hematnya. (J.C. Denyer, 1973)
2. Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagi pengorganisasian suatu kantor untuk mencapai suatu tujuan tertentu dan untuk memanfaatkan pegawai dengan sebaik-baiknya dengan menggunakan mesin-mesin dan perlengkapan yang paling cocok dan dengan memberikan lingkungan yang sesuai. ( J.C. Denyer, 1973)
3. Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai perencanaan pengawasan, pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu. ( GR Terry, 1974)
4. Manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan pekerjaan kantor. ( Edwin Robinson, 1953)
5. Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalm menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuannya yang sudah ditentukan (Mills, 1990)

Manajemen kantor pun dapt dilihat dari dua sudut penglihatan yang berbeda, yaitu:
o Dari sudut manajemen : Manajemen kantor merupakan kegiatan untuk merencanakan, mengarahkan, mengendalikan, mengoordinasikan, mengawasi, mengurus, menyempurnakan dan menertibkan tatausaha kantor.
o Dari sudut sasaran: Manajemen kantor adalah segala kegiatan penataan yang ditujukan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha dalam sistem perkantoran untuk mencapai sasarn organisasi.

Secara umum, manajemen kantor dapat diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan dan mengontrol setiap aktivitas kantor, di mana hasil akhir kegiatan kantor ini berwujud pelayanan informasi pada berbagai pihak.

2. Aktivitas dari Manajemen Kantor

Geoffrey Whitehead mengatakan bahwa di seluruh kantor terdapat lima bidang kegiatan utama, yaitu :
1. Kegiatan Komunikasi
2. Kegiatan Kalkulasi
3. Pengelolaan Warkat
4. Penyusunan Laporan
5. Kegiatan yang Mengikuti Prosedur Rutin

3. Proses Manajemen Kantor

o Perencanaan Kantor
Perencanaan kantor dapat meliputi segala aktivitas peramalan mengenai hal yang harus dilaksanakan dalam bidang tata usaha kantor. Maksud perencanaan kantor adalah mencapai efesien yang tertinggi dalam pelaksanaan tata usaha tersebut seperti perencanaan prosedur dan tata ruang kantor.



o Pengkoordinasian Kantor
Pengkoordinasian kantor adalah suatu sistim kerja sama yang meliputi pola pembagian kerja, susunan hubungan kerja, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab antara para petugas dan struktur antara hubungan tersebut.

o Pelaksanaan Kegiatan Kantor
Pelaksanaan kegiatan kantor meliputi suatu tindakan/kegiatan yang harus dilakukan oleh karyawan kantor itu sendiri.

o Pelaksanaan Kegiatan Kantor
Merupakan salah satu fungsi dari rangkaian proses manaj.kantor yang meliputi seluruh kegiatan pimpinan organisasi kantor yang meneliti, menyesuaikan dan mengoreksi kegiatan ketatausahaan agar pelaksanaan tepat seperti rencana.

4. Tujuan Manajemen Kantor

1.Penerimaan Informasi
2.Pencatatan Informasi
3.Penyusunan Informasi
4.Pemberian Informasi
5.Perawatan Aktiva

5. Aspek Manajemen Kantor

1. Tujuan, yang dapat dirumuskan untuk menilai dan menetapkan keberhasilan mengarahkan dan mengkoordinasian elemen-elemen manajemen
2. Organisasi, meliputi kegiatan pembentukan staf dan alokasi tugas untuk staf tersebut
3. Metode adalah urutan pelaksanaan bagaimana pelaksanaan manajemen dilangsungkan.
4. Personalia, meliputi perekrutan staf, tempat, latihan, dan pemberhentian karyawan.
5. Lingkungan, meliputi bangunan kantor, perabot dan kondisi jasmani di dalam kantor.
6. Mesin dan perlengkapan, mencakup segenap benda mati yang digunakan dalam kantor untuk membantu pelaksanaan kerja.