MENGUKUR OUTPUT DARI KARYAWAN KANTOR

MENGUKUR OUTPUT DARI KARYAWAN KANTOR

Suatu informasi dikumpulkan melaui proses pengukuran kerja yang digunakan untuk menentukan standar kerja, menetapkan jumlah yang diharapkan dari output di dalam suatu sejumlah waktu yang diberi.

1. SIFAT DARI PENGUKURAN KERJA
Meski standar dapat dikembangkan untuk mengukur efektivitas dari kebanyakan aktivitas kantor, mangembangkan standar untk bukan aktivitas yang terukur bukanlah sesuatu yang mungkin.

Sasaran dari Pengukuran Kerja
Pengukuran kerja bermanfaat khususnya dalam membandingkan seberapa besar output yang dihasilkan karyawan terhadap tingka produksi yang diharapkan.
Kegunaan pengukuran kerja lainnya ialah untuk membantu dalam perencanaan dan penjadwalan pekerjaan. Dengan menggunakan standar pekerjaan, memudahkan manajer administatif kantor untuk menentukan jam kerja yang efisien dalam menyelesaikan suatu tugas atau pekerjaan. Standar ini dapat juga digunakan untuk menentukan karyawan mana yang mampu menyelesaikan suatu proyek dengan tepat waktu. Pengukuran kerja merupakan dasar untuk menentukan apakah diperlukan karyawan tambahan untuk penyelesaian proyek secara tepat waktu.
Sasaran lain dalam pengukuran kinerja ialah untuk membantu dalam menentukan metode dan proses pekerjaan yang efisien. Adapun cara untuk menentukannya ialah dengan menilai karyawan mana yang memiliki produktivitas tinggi dan produktivitas rendah, sehingga memudahkan dalam membandingkan karyawan berdasarkan tingkatan output sesuai standar yang diharapkan. Jika karyawan memiliki produksi yang rendah daripada harapan, maka pengukuran ini diharapkan dapat membantu perusahaan untuk mengetahui apa penyebab dari produktivitas karyawan yang rendah. Jika penyebabnya berpengaruh terhadap efisiensi karyawan, maka dibutuhkan suatu penyelidikan atas program pelatihan karyawan.
Sebagai tambahan, pengukuran kerja dapat membantu dalam menentukan biaya operasional kantor.
Keuntungan
Program pengukuran kerja, memiliki beberapa hasil yang menguntungkan. Pengukuran kerja membantu dalam menentukan berapa banyaknya karyawan yang pantas bekerja dalam suatu unit seefisiensi mungkin. Pada akhirnya, hasil dari pengukuran kerja akan dapat membantu jalannya proses pekerjaan.

Keuntungan
Program pengukuran kerja mengakibatkan beberapa keuntungan penting. Efisiensi lebih besar dalm perencann adalah mungkin dan pekerjaan tertunda dapat dihindari dengan penggunaan hasil pengukuran kerja dalam penjadwalan pekerjaan.

Karakteristik Pengukuran Aktivitas Kantor
Pengukuran aktivitas kantor memerlukan tugas yang perlu diperhitungkan. Untuk menentukan hasil akurat, tugas kantor harus dapat dihitung secara konsisten sari satu pengukuran ke yang lainnya sebab fluktuasi dapat siap menghancurkan kembali kemampuan hasil pengukuran.

2. PROGRAM PENGUKURAN KERJA
Instalasi pengukuran kerja melibatkan perencanaan yang pantas dipertimbangkan dari sesuatu melaui penyelidikan berbagi alternatif. Di bawah ini adalah tahap demi tahap untuk menerapkan suatu pengukuran kerja:

1. Buat pendahuluan. rencana. Sasaran hasil dari program itu harus diuraikan, teknik-teknik pengukuran kerja harus dipilih, dan jadwal untuk menerapkan program itu harus ditentukan.
2. Menyewa karyawan. Tugas-tugas dan tanggung-jawab dari setiap individu yang bertanggung jawab atas program itu harus ditentukan sebelum pemilihan diadakan.
3. Penerimaan keuntungan dari dan pendukungan program. Setiap individu yang melibatkan diri dengan menginstall dan mengoperasi program itu harus digunakan secara ekstensif di dalam memperoleh penerimaan keuntungan dari dan pendukungan program.

4. Kumpulkan data penting.
5. Meneliti data yang telah dikumpulkan dan mengembangkan standar. Begitu data yang penting telah dikumpulkan, mereka harus meneliti, dan standar harus dikembangkan sebagaimana mestinya.
6. Melatih supervisor dan para manajer.
7. Instruksikan karyawan.
8. Tindak lanjut

3. TEKNIK-TEKNIK PENGUKURAN KERJA

Ketika memilih satu teknik yang sesuai untuk digunakan, ukuran-ukuran yang berikut harus dipertimbangkan adalah:

1. Penggunaan yang diharapkan dari standar
2. Derajat kesaksamaan dari standar
3. Biaya organisasi itu dapat mengembangkan standar
4. Sifat alami bekerja untuk standar yang diinginkan
5. Setiap individu memahami unsur-unsur dari pengukuran kerja dan standar kerja


Catatan Produksi
Seperti teknik pengukuran kerja, penggunaan catatan produksi terbilang sederhan dan cepat. Dalam mengakumulasi catatan produksi dari seluruh pekerja, penjumlahan dibuat berdasarkan total unit yang mereka produksi dari total waktu yang diperlukan untuk memproduksi unit-unit tertentu.

Pengambilan Sampel
Penggunaan dasar statistik, dalam teknik pengambilan sampel pekerjaan yang menggunakan pengamatan secara acak untuk menentukan banyaknya waktu yang dihabiskan oleh setiap elemen dalm setiap prosedur kantor.




Keuntungan dan Kerugian Pengambilan Sampel dalam Kegiatan Kerja
Keuntungan:
1. hasilnya memiliki tingkat kebenaran (akurasi) tinggi,
2. tekniknya tidak membutuhkan jasa analis yang dilatih keras
3. tekniknya sesuai dengan biaya perbaikan
4. hasilnya dapat terkumpul lebih cepat
5. sampel pekerjaan sangat baik digunakan dalam jangka waktu pekerjaan yang lama
Adapun beberapa kerugian dari teknik work sampling ini ialah:
1. beberapa karyawan memiliki kecenderungan untuk menunjukan perbedaan ketika mereka tahu bahwa mereka sedang diamati
2. prosedur yang menggunakan penomoran menit tidak cocok dengan work sampling
3. untuk menetapkan standar, rekaman produksi harus menentukan setiap unit output. Rekaman output tidak selalu siap untuk diakses
4. penggunaan dari penarikan work sampling cukup rumit sehingga analisis pelatihan dibutuhkan
5. berbagai macam elemen dari proses tersebut adalah sesuatu hal yang sulit untuk di mengerti oleh karyawan. Sehingga hasilnya karyawan tdak mendukung program tersebut sepenuhnya.

Menentukan Jumlah Sampel
Menentukan jumlah sampel yang cocok untuk sampel teknik kerja yang berhasil. Cocokmya jumlah tersebut tergantung pada hal berikut:
1. Sebagian waktu aktivitas lebih kecil dari total proses kerja
2. Dibutuhkan toleransi
3. Reabilitas dari hasil toleransi

Waktu Belajar
Untuk memperbaharui teknik belajar ini semua hal yang hanya menghabiskan waktu harus dieliminasi sebelum proses pekerjaan dianalisis.Teknik waktu belajar meliputi 3 elemen:


1. Memecahkan pekerjaan ke elemen dasar
2. Simpan dalam waktu belajar jumlah konsumsi dari tiap elemen waktu belajar. Langkah ini diulang beberapa putaran dalam proses kerja.
3. Tentukan standar dasar yang tepat dalm penggunaan waktu oleh setiap elemen dalam proses pekerjaan

Micromotion Study
Dari banyaknya teknis pengukuran kerja, micromotion study adalah satu-satunya teknik yang menggunakan rekaman visual (termasuk film dan video tape) dari proses kerja yang dianalisa. Kalkulasi perhitungannya dengan 2 cara, yaitu:

1. Melipatgandakan jumlah gambar dari setiap elemen berdasarkan kecepatan dari film dan berapa waktu yang dibutuhkan oleh setiap elemen.
2. Dengan menggunakan stopwatch untuk mengukur waktu yang dihabiskan setiap elemen dari proses kerja.

Predetermined Standard Time Data
Ketika dilakukannya pendeterminasian waktu standar, analisis yang digunakan ada bebrap tahap, yaitu:
1. Proses pekerjaan dibagi menjadi beberapa elemen menit
2. Setiap elemen dianalisis dalm kegiatan yang dilakukan
3. Untuk membagikan standarnya, setiap kegiatan dalam proses pekerjaan dibagi oleh standar waktu yang telah ditetapkan.
4. Standar untuk seluruh proses ditemukan dengan penambahan waktu standar setiap kegiatan masing-masing.

4. LEVEL KINERJA
Karena sebagian besar teknik pengukuran kerja mencakup data secara berkala yang menunjukan proses kerja, maka teknik itu tidak mempertimbangkan perbedaan individual antara pekerja, efek dari kelelahan yang dialami, interupsi, coffee breaks, istirahat dan seterusnya. Untuk membuat standar yang sesuai, maka hal-hal tersebut haruslah dijadikan sebuah pertimbangan.


Penggunaan analisis pelatihan untuk pengukuran level presetasi kerja sangat menguntungkan

5. STANDAR KERJA
Tujuan utama dari pengukuran kerja ialah untuk mengunpulkan data untuk digunakan dalam mengatur standar-standar pekerjaan ketatausahaan. Standar kerja seharusnya tidak ditetapkan pada tingkatan yang paling efisien, karyawan produktif dapat tercapai.

Keuntungan-keuntungan standar kerja
Pemakaian standar kerja memberikan beberapa manfaat, diantaranya:
1. Membantu meningkatkan efisiensi dengan yag mana karyawan dapat melaksanakan pekerjaan mereka
2. Mereka membantu menginformasikan karyawan dari tingkat produksi mereka yang diharapkan
3. Mereka membantu manager didalam membuat keputusan-keputusan personil
4. Karena karyawan menyadari prosedur-prosedur untuk melaksanakan pekerjaan mereka, lebih sedikit pengawasan diperlukan dan kendali lebih besar diatas proses pekerjaan yang tepat.
5. Mereka menyediakan dasar untuk system upah dorongan
6. Mereka membantu memperbaiki moral karyawan dengan membuat karyawan dengan membuat karyawan sadar akan apa yang diharapkan mereka.

sumber: Quible, Zane.2001.Administrative Office Management.Prentice Hall:New Jersey

CATATAN UMUM MENGENAI PENGUKURAN KERJA

BABI
CATATAN UMUM MENGENAI
PENGUKURAN KERJA


1 PERUMUSAN

Penelitian kerja terdiri dari dua teknik yang saling mengisi dan berkaitan – yakni penelitian metode dan pengukuran kerja.

Pengukuran kerja adalah penerapan teknik yang direncanakan untuk menetapkan waktu bagi pekerja yang memenuhi syarat untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu pada tingkat prestasi yang ditetapkan.

2 MAKSUD DAN TUJUAN PENGUKURAN KERJA

Penelitian metode adalah salah satu teknik utama untuk membatasi pekerjaan yang tidak dapat dilepaskan dari produk atau proses penyelidikan dan memeriksa metode, proses yang berlaku secara sistematis dan seksama serta mengembangkan dan menerapkan metode yang lebih baik.

Penelitian kerja adalah teknik utama untuk mengurangi kerja terutama dengan meniadakan gerak tidak perlu pada bahan maupun tenaga dan dengan menggantikan metode yang tidak memenuhi syarat

Faktor yang menyebabkan kenaikan waktu seluruhnya untuk pembuatan sesuatu barang adalah sifat dan barang,
Proses yang berjalan tidak semestinya, waktu tidak efektif yang bertumpuk selama produksi berlangsung , kekurangan pihak manajemen dan kelalaian pihak buruh.

Peranan Pengukuran Kerja
· Menyelidiki, mengurangi dan meniadakan waktu tifak efektif, yaitu waktu tidak efektif dalanm melakukan sesuatu, apapun sebabnya.
· Memberi cara kepada manajemen untuk mengukur waktu yang diperlukan untuk menjalankan suatu operasi atau rangkaian operasi, sehingga waktu tidak efektif ditemukan dan dapat dipisahkan dari waktu efektif.
· Menetapkan standar waktu pelaksanaan.

Faktor yang menyebabkan waktu tidak efektif diakibatkan sebagai berikut:
· Lebih banyak manajemen daripada yang terdapat di kalangan pekerja (manajemen > pekerja).
· Penghentian karena tidak ada bahan baku atau kemacetan pada pabrik yang sering terjadi tanpa adanya usaha sungguh-sungguh untuk memperbaiki keadaan.
· Para pekerja cenderung patah semangat dan menjadi kurang giat sehingga waktu tidak efektif pekerja meningkat.


Tujuan pengukuran kerja ialah
1 Mengungkapkan sifat dan banyaknya waktu tidak efektif apapun sebabnya, sehingga tindakan dapat diambil untuk meniadakannya.
2 Menerapkan rangkaian standar prestasi yang hanya dapat dicapai jika seluruh waktu tidak efektif yang dapat dihindari ditiadakan dan pekerjaan dijalankan berdasarkan metode sebaik-baiknya yang tersedia oleh tenaga yang terlatih dan terampil.

Reaksi-reaksi yang ada:
· Bagian Penelitian Kerja
· Bagian Perencanaan
· Bagian Penjualan
Direktur Pelaksana

3. KEGUNAAN PENGUKURAN KERJA

Usaha penetapan standar waktu yang tepat tidak kalah pentingnya dengan penelitian waktu tidak efektif, sebab standar ini berlaku terus selama pekerjaan bersangkutan tetap dijalankan dan terus mengungkap adanya waktu tidak efektif atau pekerjaan yang bertambah.

Dalam proses penetapan standar itu, mungkin akan diperlukan pengukuran kerja:
· Membandingkan efisiensi beberapa metode yang harus dipilih. Apabila dalam keadaan yang lain sama maka metode yang terbaik ialah yang paling sedikit memerlukan waktu.
· Mengimbangi pekerjaan masing-masing anggota kelompok, dengan disertai menggunakan bagan aktifitas berganda, sehingga sedapat mungkin masing-masing anggota menjalankan pekerjaan yang memerlukan waktu yang sama untuk menyelesaikannya.
· Menentukan mesin dan manusia dengan turut menggunakan bagan aktivitas berganda, untuk sejumlah mesin yang dapat dilayani oleh seorang petugas.


Jika standar waktu yang ditetapkan, maka penggunaanya adalah :
· Memberi keterangan mengenai dasar perencanaan dan pembagian waktu produksi, termasuk yang diperlukan oleh pabrik dan tenaga kerja dalam rangka pelaksanaan rencana kerja serta pemanfaatan kapasitas yang tersedia.
· Memberi keterangan sebagai dasar taksiran untuk penawaran harga penjualan serta janji penyampaian barang.
· Menetapkan standar penggunaan mesin serta prestasi tenaga kerja yang selanjutnya dapat dipakai untuk maksud tersebut di atas dan sebagai dasar penentuan perangsang.
· Memberi keterangan untuk pengawasan biaya tenaga kerja dan untuk dapat menetapkan dan mempertahankan biaya standar.

Jadi kegunaan pengukuran kerja memberikan keterangan yang diperlukan sebagai landasan untuk segala kegiatan dalam menorganisasi dan mengawasi usaha perusahaan yang sangat ditentukan oleh unsur waktu.

4. TEKNIK PENGUKURAN KERJA

Teknik utama untuk melaksanakan pengukutan kerja antara lain sebagai berikut:
· Penelitian waktu
· Mengambil sampling kegiatan dan kelanjutannya yakni sampling kegiatan bertingkat.
· Sintesa dari keterangan standar
· Sistem waktu gerak yang ditetapkan sebelumnya
· Mengadakan taksiran
· Mengadakan taksiran analitis
· Mengadakan taksiran perbandingan


5. CARA KERJA DASAR

Di bawah ini adalah langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelenggarakan secara sistematis pengukuran kerja.

MEMILIH Pekerjaan yang akan diteliti

MENCATAT semua keterangan yang berhubungan dengan keadaan lingkungan tempat pekerjaan metode serta unsur kegiatan di dalamnya.

MEMERIKSA dengan seksama keterangan yang dicatat itu serta perinciannya untuk menjamin bahwa metode serta gerak yang paling efektif digunakan dan unsur tak produktif serta asing telah dipisahkan dari unsur produktif.

MENGUKUR jumlah pekerja yang terlibat dalam masing-masing unsur dalam bilangan waktu dengan menggunakan teknik pengukuran kerja yang cocok

MENYUSUN standar operasi yang termasuk juga kelonggaran waktu untuk melepaskan lelah, keperluan pribadi, hal-hal tak terduga sebagainya.

MERUMUSKAN secara tepat rangkaian kegiatan dan metode operasi yang waktunya telah ditetapkan itu dan umumnya waktu itu sebagai standar untuk kegiatan dan metode kerja yang telah diperincikannya.

Sumber:
Anggota IKAPI. 1969. International Labour Office. Jakarta: Erlangga
Work Study
Revised Edition
Keluaran ILO Jenewa 1969

Manajemen Kantor II Dian 3 ABC

MANAJEMEN KANTOR

1. Pengertian Manajemen Kantor

Agar suatu pekerjaan kantor dapat berjalan dengan baik, dibutuhkan suatu sistem yang dapat membantu kelancaran kegiatan kantor tersebut. Sistem tersebut dinamakan manajemen kantor. Untuk pembahasan yang lebih rinci ada baiknya kita mengetahui terlebih dahulu pengertian masing-masing dari manajemen dan kantor itu sendiri.
Manajemen diartikan sebagai proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan atas penggunaan semua sumber daya organisasi yang tersedia untuk mencapai tujuan suatu perusahaan/organisasi. Sedangkan kantor dapat diartikan sebagai tempat orang-orang melakukan kegiatan/aktivitas yang berhubungan dengan pelayanan berbagai keterangan pada yang membutuhkanya.
Ada berbagai definisi atau batasan yang diberikan oleh para ahli tentang manajemen kantor, diantaranya:
1. Manajemen perkantoran adalah pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yanh khusus dengan cara yang sehemat-hematnya. (J.C. Denyer, 1973)
2. Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagi pengorganisasian suatu kantor untuk mencapai suatu tujuan tertentu dan untuk memanfaatkan pegawai dengan sebaik-baiknya dengan menggunakan mesin-mesin dan perlengkapan yang paling cocok dan dengan memberikan lingkungan yang sesuai. ( J.C. Denyer, 1973)
3. Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai perencanaan pengawasan, pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu. ( GR Terry, 1974)
4. Manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan pekerjaan kantor. ( Edwin Robinson, 1953)
5. Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalm menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuannya yang sudah ditentukan (Mills, 1990)

Manajemen kantor pun dapt dilihat dari dua sudut penglihatan yang berbeda, yaitu:
o Dari sudut manajemen : Manajemen kantor merupakan kegiatan untuk merencanakan, mengarahkan, mengendalikan, mengoordinasikan, mengawasi, mengurus, menyempurnakan dan menertibkan tatausaha kantor.
o Dari sudut sasaran: Manajemen kantor adalah segala kegiatan penataan yang ditujukan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha dalam sistem perkantoran untuk mencapai sasarn organisasi.

Secara umum, manajemen kantor dapat diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan dan mengontrol setiap aktivitas kantor, di mana hasil akhir kegiatan kantor ini berwujud pelayanan informasi pada berbagai pihak.

2. Aktivitas dari Manajemen Kantor

Geoffrey Whitehead mengatakan bahwa di seluruh kantor terdapat lima bidang kegiatan utama, yaitu :
1. Kegiatan Komunikasi
2. Kegiatan Kalkulasi
3. Pengelolaan Warkat
4. Penyusunan Laporan
5. Kegiatan yang Mengikuti Prosedur Rutin

3. Proses Manajemen Kantor

o Perencanaan Kantor
Perencanaan kantor dapat meliputi segala aktivitas peramalan mengenai hal yang harus dilaksanakan dalam bidang tata usaha kantor. Maksud perencanaan kantor adalah mencapai efesien yang tertinggi dalam pelaksanaan tata usaha tersebut seperti perencanaan prosedur dan tata ruang kantor.



o Pengkoordinasian Kantor
Pengkoordinasian kantor adalah suatu sistim kerja sama yang meliputi pola pembagian kerja, susunan hubungan kerja, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab antara para petugas dan struktur antara hubungan tersebut.

o Pelaksanaan Kegiatan Kantor
Pelaksanaan kegiatan kantor meliputi suatu tindakan/kegiatan yang harus dilakukan oleh karyawan kantor itu sendiri.

o Pelaksanaan Kegiatan Kantor
Merupakan salah satu fungsi dari rangkaian proses manaj.kantor yang meliputi seluruh kegiatan pimpinan organisasi kantor yang meneliti, menyesuaikan dan mengoreksi kegiatan ketatausahaan agar pelaksanaan tepat seperti rencana.

4. Tujuan Manajemen Kantor

1.Penerimaan Informasi
2.Pencatatan Informasi
3.Penyusunan Informasi
4.Pemberian Informasi
5.Perawatan Aktiva

5. Aspek Manajemen Kantor

1. Tujuan, yang dapat dirumuskan untuk menilai dan menetapkan keberhasilan mengarahkan dan mengkoordinasian elemen-elemen manajemen
2. Organisasi, meliputi kegiatan pembentukan staf dan alokasi tugas untuk staf tersebut
3. Metode adalah urutan pelaksanaan bagaimana pelaksanaan manajemen dilangsungkan.
4. Personalia, meliputi perekrutan staf, tempat, latihan, dan pemberhentian karyawan.
5. Lingkungan, meliputi bangunan kantor, perabot dan kondisi jasmani di dalam kantor.
6. Mesin dan perlengkapan, mencakup segenap benda mati yang digunakan dalam kantor untuk membantu pelaksanaan kerja.